Наличные деньги выдает бухгалтерия, в соответствии с требованиями к осуществлению операций по кассе, и оформляет на эти действия бланк расходного кассового ордера. Он в одном экземпляре составляется по стандартному бланку (№ КО-2). Выдать наличные суммы из кассы, опираясь на этот документ, вправе бухгалтер или ответственный за это сотрудник.
Правила оформления бланка
Наименование компании проставляется в заглавии. Подразделение нужно указать только при наличии в компании такого деления, иначе – графа прочеркивается.
Информация о кодах берется из нормативных актов Госкомстата. Номер РКО ставится согласно регистрационному журналу ордеров (№ КО-3). Номера ордерам присваиваются по возрастанию с 1 января. Бланк ордера на выдачу денежных средств всегда заполняется в фактический день совершения этой операции. Дата проставляется в бланке по образцу ДД.ММ.ГГГГ.
Информацию по Дебету и Кредиту заносит бухгалтер, осуществляющий обработку первичных документов впоследствии.
Если выдача денег осуществляется в конкретной структуре компании, то ставится ее код, в иной ситуации - раздел согласно правилам заполнения прочеркивается. Далее проставляется счет и субсчет, по Дебету которого отражают выбытие денег по кассе.
Аналитические коды нужно заполнять только при их использовании в компании, при их отсутствии - опять делается прочеркивание.
В разделе «Кредит» нужно указать счет, по кредиту которого происходит списание денег. Далее бухгалтер проставляет сумму выданных наличных средств в цифровом формате.
Информацию по кодам целевого назначения также заполняют только при наличии используемой системы такого кодирования в компании.
По строчке «Выдать» прописывается ФИО человека, который получает деньги. Затем указывают содержание операции, как основание для выдачи. Выданная сумма заполняется прописью. После нее указывают приложения: документы, служащие основанием для бухгалтерской операции. Представитель другой компании обязан предоставить доверенность на получение этой суммы.
Регистрационные данные по расходному кассовому ордеру отмечаются в форме № КО-3, на документе ставят подписи главбух и руководитель компании. Последний может не подписываться, если его виза присутствует на документах, подтверждающих основание для выдачи наличных денег из кассы.
Правильность заполнения расходного кассового ордера проверяет кассир. Получатель денежных средств сам заполняет раздел «Получил»: проставляет прописью сумму рублей, а копеек – цифрами, ставит дату и подписывается.
Денежные средства из кассы могут быть выданы только по предъявлению документа, подтверждающего личность. Эти сведения прописываются в нижней части ордера. Далее кассир указывает свои ФИО и расписывается. На документах в приложении ставится штамп «Оплачено» и указывается дата. Помните о том, что расходный ордер из кассы никому не выдается!